Σκότωσε το ηλεκτρονικό τέρας! Πώς να διαχειριστείτε την υπερφόρτωση εισερχομένων και να πραγματοποιήσετε πραγματικά πράγματα

{h1}

Ως κάποιος που κάνει τη ζωή του να λειτουργεί εντελώς διαδικτυακά, λαμβάνω πολλά email. Η Κέιτ και εγώ είχαμε στιγμές που περάσαμε σχεδόν μια ολόκληρη μέρα για να περάσουμε και να επεξεργαστούμε email αντί να ερευνήσουμε και να γράψουμε περιεχόμενο για τους φανταστικούς αναγνώστες μας. Μισήσαμε αυτά τα ολοήμερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στο τέλος, αισθανθήκαμε λίγο ανακούφιση που είχαμε εκκαθαρίσει τα εισερχόμενά μας, αλλά ταυτόχρονα νιώθαμε άγχος που δεν καταλάβαμε αυτό που είναι σημαντικό για εμάς και τον ιστότοπο. Ακόμα κι αν είχαμε λίγο χρόνο να γράψουμε, η θέληση μας ήταν τόσο στραγγισμένη από το να πρέπει να κάνουμε τόσες πολλές επιλογές σχετικά με το πώς να ανταποκριθούμε που απλά δεν είχαμε την ψυχική ενέργεια ή να επικεντρωθούμε για να στραφούμε αποτελεσματικά σε ένα διαφορετικό έργο.


Δεν είμαστε μόνοι που αισθανόμαστε τόσο στραγγισμένοι όσο και αλυσοδεμένοι στα εισερχόμενά μας. Σύμφωνα με την L.A. Times, πρόσφατες μελέτες διαπίστωσαν ότι ο μέσος υπάλληλος ξοδεύει έως και το ένα τρίτο της ημέρας του απαντώντας σε email αντί να κάνει παραγωγική εργασία. Η χρονοβόρα που δημιουργήθηκε μέσω email ανάγκασε ορισμένες εταιρείες να δημιουργήσουν δρακόντειες πολιτικές χωρίς email για να αναγκάσουν τους υπαλλήλους τους να είναι πραγματικά παραγωγικοί.

Όταν δημιουργήθηκε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, προοριζόταν να βελτιώσουμε την επικοινωνία μας και να την κάνουμε πιο αποτελεσματική. Και εξακολουθεί να μπορεί, αλλά πιο συχνά από αυτό να μετατρέπεται σε ένα τέρας που καταστρέφει το χρόνο, προκαλεί άγχος, κληρονομιά που καταστρέφει. Πώς μπορούμε να νικήσουμε το πανίσχυρο θηρίο που κρύβεται στα εισερχόμενά μας και να αφήσουμε την ειρήνη να κυριαρχήσει για άλλη μια φορά σε όλη τη γη;


Ενώ ομολογουμένως δεν έχω πλήρη διαχείριση της διαχείρισης του email μου, έχω κάνει τεράστια βήματα με τα χρόνια. Η απάντηση σε email αποτελεί τώρα ένα πολύ μικρότερο ποσοστό της ημέρας μου από ό, τι στο παρελθόν. Παρακάτω μοιράζομαι τι έχω μάθει για την ελαχιστοποίηση του όγκου των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνω και πώς να το επεξεργαστώ γρήγορα και αποτελεσματικά. Σας ενθαρρύνω ιδιαίτερα να εφαρμόσετε πολλά από αυτά τα βήματα μόλις τα διαβάσετε. είναι τόσο εύκολο να αναβάλουμε τη δράση σε αυτόν τον τομέα και, στη συνέχεια, να μην το καταφέρεις ποτέ. Κάν 'το τώρα!

Πώς να μειώσετε τα email που εισέρχονται

Το πρώτο βήμα που πρέπει να κάνετε για να κατακτήσετε το email σας είναι να μειώσετε τον αριθμό των email που φτάνουν στα εισερχόμενά σας. Δείτε πώς.


Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις από ιστότοπους κοινωνικών μέσων. Δεν χρειάζεται να λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε φορά που κάποιος αποκρίνεται σε ένα tweet ή ένα σχόλιο στο Facebook ή όταν κάποιος συνδέεται μαζί σας στο LinkedIn. Θα δείτε αυτές τις ενημερώσεις όταν επισκέπτεστε όντως αυτούς τους ιστότοπους ούτως ή άλλως, οπότε γιατί να συμπληρώσουν τα εισερχόμενά σας; Επιπλέον, αυτές οι ειδοποιήσεις είναι απλώς περισπασμούς που περιμένουν να συμβούν. ('Ooo ... κάποιος δημοσίευσε ένα σχόλιο στη φωτογραφία μου στο Facebook. Επιτρέψτε μου να το ελέγξω ....' * ξοδεύει άλλα 20 λεπτά για να σερφάρετε στο Facebook. *) Επισκεφθείτε τις σελίδες ρυθμίσεων λογαριασμού σε όλους τους ιστότοπους κοινωνικών μέσων που ανήκετε και απενεργοποιήστε ΟΛΑ τα email ειδοποιήσεις.



Μαζική κατάργηση εγγραφής από το bacn. Οι περισσότεροι πάροχοι email κάνουν καλή δουλειά για να αποτρέψουν το spam να χτυπήσει τα εισερχόμενά σας. Αλλά τι μπορείτε να κάνετε για αυτά τα ενημερωτικά δελτία και τις προσφορές κουπονιών που έχετε εγγραφεί εσείς οι ίδιοι εδώ και πολλά χρόνια; Προφέρεται 'μπέικον' (είναι ένας όρος τεχνικός - είναι 'καλύτερος από το ανεπιθύμητο, αλλά όχι τόσο καλός όσο ένα προσωπικό μήνυμα'), αυτά είναι μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα οποία έχετε εγγραφεί, αλλά δεν τα ανοίγετε ποτέ, γεμίζουν τα εισερχόμενά σας, και είναι ενοχλητικά. Από τεχνική άποψη, δεν είναι ανεπιθύμητο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επειδή έχετε δώσει άδεια (ακόμα κι αν δεν το συνειδητοποιήσατε τότε). Μερικές φορές το μπέικον είναι χρήσιμο - όπως το ενημερωτικό δελτίο The Art of Maneness! - αλλά συνήθως είναι ενόχληση.


Αποκτήστε μια λαβή στο μπέικον σας, καταργώντας την εγγραφή σας από λίστες στις οποίες δεν θέλετε πλέον να συμμετέχετε. Ο σκληρός και μακρύς τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να ανοίξετε ένα ανεπιθύμητο μήνυμα ένα προς ένα καθώς μπαίνουν και να κάνετε κλικ στην επιλογή 'κατάργηση εγγραφής' μέσα. Ένας πιο αποτελεσματικός τρόπος θα ήταν να χρησιμοποιήσετε ένα από τα πολλά μαζικά εργαλεία κατάργησης εγγραφής στην αγορά.

Ξετυλίξτε είναι αυτό που χρησιμοποιώ. Συνδέστε το Gmail ή το Yahoo email σας στο Unroll.me, και ο ιστότοπος περνά από τα εισερχόμενά σας για να βρείτε συνδρομητικά email. Στη συνέχεια, το Unroll.me θα σας παρουσιάσει μια λίστα με διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που φαίνεται να είναι συνδρομές και θα σας ρωτήσει εάν θέλετε να διαγραφείτε ή να 'προσθέσετε σε συνάθροιση'. Κάντε κλικ στην κατάργηση εγγραφής και δεν θα λαμβάνετε πλέον αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν υπάρχουν ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συνδρομής που θα θέλατε να λάβετε, μπορείτε να τα συνδυάσετε σε ένα μόνο εύρος μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (που ονομάζεται Συλλογή).


Το Unroll.me κάνει μια αρκετά καλή δουλειά για να πιάσει όλα αυτά τα email συνδρομής, αλλά μερικά εξακολουθούν να περνούν από τις ρωγμές. Ένα άλλο πράγμα που μπορείτε να κάνετε είναι να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία αναζήτησης των εισερχομένων σας και να αναζητήσετε 'κατάργηση εγγραφής'. Αυτό θα πρέπει να εμφανίσει τα περισσότερα από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συνδρομής που λαμβάνετε και στη συνέχεια είναι απλώς θέμα να τα διαβάσετε και να διαγραφείτε από αυτά που δεν θέλετε πλέον να λαμβάνετε.

Για την αποφυγή περισσότερων λογαριασμών στο μέλλον, μπορεί να είναι καλή ιδέα να δημιουργήσετε ένα 'ηλεκτρονικό μήνυμα' που μπορείτε να δώσετε σε ιστότοπους ή εταιρείες που απαιτούν email από εσάς για να αποκτήσουν πρόσβαση στην υπηρεσία τους. MailDrop είναι μια εξαιρετική υπηρεσία για τη δημιουργία διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για εκείνες τις στιγμές που δεν θέλετε να δώσετε την πραγματική σας.


Ρυθμίστε φίλτρα για να σταματήσετε τα ενοχλητικά FWD: email. Πιθανότατα όλοι έχουμε αυτά τα ενοχλητικά FWD: αλυσίδες email με πολιτικό μύθο ή ανόητο αστικό μύθο. Συνήθως αποστέλλονται από λίγα επιλεγμένα άτομα στη λίστα επαφών σας - μια θεία ή έναν συνάδελφο που μοιάζει με σκίουρα στο επόμενο δωμάτιο.

Φιλτράρετε αυτά τα email σε έναν ειδικό φάκελο. Το Gmail κάνει τη δημιουργία αυτού του φίλτρου ένα αεράκι. (Το κάνουν και άλλα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απλώς επισημαίνουμε τη συγκεκριμένη διαδικασία για το Gmail.)


Vintage σελίδα εισερχομένων Gmail.

Όταν λάβετε μια προσβλητική προώθηση από ένα άτομο, κάντε κλικ στο 'Περισσότερα' και στη συνέχεια στο 'Φιλτράρισμα μηνυμάτων όπως αυτά'.

Vintage κεφαλίδα σελίδας Gmail.

Στη γραμμή θέματος, προσθέστε 'fwd ή fw'.

Κάντε κλικ στη σελίδα Gmail συνεχίστε και επιλέξτε τα εισερχόμενα.

Κάντε κλικ στο 'Συνέχεια'. Στη συνέχεια, επιλέξτε 'Παράλειψη εισερχομένων (Αρχείο)' και εφαρμόστε την ετικέτα 'Εμπρός'.

Τώρα όποτε λαμβάνετε μια προώθηση από αυτό το άτομο, θα μεταβεί απευθείας στον φάκελο που μόλις δημιουργήσατε. Αναθεωρήστε το μία φορά την εβδομάδα εάν δεν είναι πιθανό ένα από τα μπροστινά τους να είναι σημαντικά.

Γράψτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν δημιουργούν περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ένα πρόβλημα με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ότι συχνά γεννά περισσότερα email. Κατά μέσο όρο, ένα εξερχόμενο email δημιουργεί δύο απαντήσεις. Το Asian Efficiency Blog αποκαλεί αυτό το πρόβλημα Εφέ Boomerang μέσω email. Για παράδειγμα, στέλνετε ένα email με μια ανοιχτή ερώτηση όπως:

'Πότε θέλετε να συναντηθείτε;'

Απαντούν με, 'Δευτέρα'.

Εσείς: «Η Δευτέρα δεν είναι καλή για μένα. Πώς ακούγεται η Τρίτη; '

Αυτοί: «Σίγουρα. Τι ώρα?'

Εσείς: '2PM;'

Αυτοί: «Οι 2:00 δεν είναι καλές. Τι γίνεται με τις 5 μ.μ.; '

Και ούτω καθεξής.

Τα περισσότερα από αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα μπορούσαν να είχαν αποφευχθεί αντικαθιστώντας απλώς την αρχική ανοιχτή ερώτηση με μια ερώτηση που προκαλεί ναι / όχι απάντηση, «Ας συναντηθούμε αυτήν την εβδομάδα. Είμαι διαθέσιμος M, T, W μεταξύ 12:00 και 5:00. Λειτουργεί κάποια από αυτές τις ημερομηνίες / ώρες και αν ναι, ποια; ' Απαντούν με την ημερομηνία και την ώρα. Τερματισμός νήματος email.

Ακολουθούν ορισμένες άλλες στρατηγικές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τη σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν ξεκινούν το Email Boomerang Effect

  • Χρησιμοποιήστε CC με διακριτικότητα. Κάθε άτομο που προσθέτετε σε ένα νήμα email είναι απλώς μια άλλη απάντηση που περιμένει να συμβεί. Αποφύγετε τα άχρηστα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συμπεριλαμβάνοντας μόνο άτομα που πρέπει απολύτως να βρίσκονται στο νήμα.
  • Προσπαθήστε να συμπεριλάβετε μια προεπιλεγμένη ενέργεια μη απόκρισης. Όταν γράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μια ερώτηση, ρυθμίστε την ερώτηση έτσι ώστε να υπάρχει μια προεπιλεγμένη ενέργεια που δεν απαιτεί απάντηση από τον παραλήπτη σας. Για παράδειγμα, όταν σχεδιάζετε μια εκδήλωση, μπορείτε να διατυπώσετε το email σας ως εξής: «Θα προγραμματίσω την αίθουσα συνεδριάσεων για την Τρίτη στις 15:00. Αν δεν σας απαντήσω αύριο, θα υποθέσω ότι είναι εντάξει. ' Εάν το άτομο δεν έχει πρόβλημα με αυτό, δεν θα λάβετε απάντηση. Κεραία. Μόλις μειώσατε τον αριθμό των email που λάβατε.
  • Προσθέστε το 'FYI' στην αρχή της γραμμής θέματος. τελειώστε με NRN. Πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε προορίζονται μόνο για ενημερωτικούς σκοπούς και δεν απαιτούν απάντηση. Ενημερώστε τον παραλήπτη σας στη γραμμή θέματος ξεκινώντας με 'FYI' και τελειώνοντας με 'NRN' (δεν απαιτείται απάντηση). Παράδειγμα: «FYI: Τελευταία αναφορά εταιρείας. NRN. '
  • Μην στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η απλούστερη λύση για το Email Boomerang Effect είναι να μην στέλνετε email μόνο αν είναι απολύτως απαραίτητο.

Δημιουργήστε εμπόδια. Ένα από τα μεγαλύτερα πλεονεκτήματα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι επίσης το μεγαλύτερο μειονέκτημά του: δεν υπάρχουν σχεδόν καθόλου εμπόδια στο χρόνο / προσπάθεια / αμηχανία κατά την αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οπότε οι άνθρωποι θα ξεσπάσουν ένα χωρίς μεγάλη σκέψη.

Πριν από πολύ καιρό, εάν θέλετε να επικοινωνήσετε με έναν φίλο, ένα κατάστημα πολυμέσων ή μια επιχείρηση, θα πρέπει να γράψετε μια επιστολή ή να σηκώσετε το τηλέφωνο. Ακριβώς επειδή η τεχνολογία έχει πλέον κάνει τη σύνδεση με σχεδόν όλους στιγμιαία και αρκετά ανώνυμη, δεν σημαίνει ότι οι άνθρωποι έχουν το δικαίωμα να προσπαθήσουν να συνδεθούν μαζί σας όποτε και όπου θέλουν, ούτε απαιτείται να διαθέσετε τον εαυτό σας σε οποιονδήποτε ζητήσει. μια εφεύρεση μπορεί να αλλάξει τις προσδοκίες, αλλά δεν κάνει αυτόματα αυτές τις προσδοκίες λογικές ή πολιτισμένες. Δηλαδή, η τεχνολογία μπορεί να έχει διευκολύνει την επικοινωνία, αλλά δεν έχει κάνει τον χρόνο σας λιγότερο πολύτιμο.

Επομένως, εάν είστε κάποιος που διαχειρίζεται τη δική του επιχείρηση και λαμβάνει πολλά ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μην αισθάνεστε άσχημα για την τοποθέτηση εμποδίων στα εισερχόμενά σας. Ο φίλος μας Antonio Centeno στο Real Men Real Style κάνει τους ανθρώπους που χρησιμοποιούν τη φόρμα επικοινωνίας του να υπόσχονται να μην κάνουν ερωτήσεις που θα μπορούσαν να απαντηθούν με 10 λεπτά googling και να κάνουν καλή πράξη εάν απαντήσει στο email τους εντός 23 ωρών.

Η σελίδα του Gmail επικοινωνεί με τον Antonio και την ομάδα RMRS.

Φόρμα επικοινωνίας του Antonio Πρέπει να υποσχεθείτε να μην κάνετε ηλίθιες ερωτήσεις προτού του στείλετε email.

Πριν από έναν χρόνο, η Κέιτ και εγώ κάναμε το ακόμα πιο δραματικό βήμα για την πλήρη εξάλειψη της φόρμας επικοινωνίας. Οι άνθρωποι μπορούν αντ 'αυτού να επικοινωνήσουν μαζί μας είτε στέλνοντας ένα tweet είτε γράφοντας μας ένα πραγματικό γράμμα. Το κάναμε γιατί, όπως αναφέρθηκε στην αρχή, όλο και περισσότερο ο χρόνος μας καταναλώθηκε κατά την απάντηση σε email. Και το 90% αυτού του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ήταν χάλια: βήματα επιχειρήσεων και δημοσίων σχέσεων, διορθώσεις γραμματικής, ερωτήσεις που θα μπορούσαν να απαντηθούν με αναζήτηση στο Google ή για το αν είχαν κερδίσει ένα δώρο πριν από πέντε χρόνια. Αλλά ο πραγματικός λαμπτήρας έσβησε όταν διάβασα κάτι που μίλησε για το πώς πρέπει να είναι η επικοινωνία, και να ήταν, δίκαιη. όταν μιλάτε με κάποιον στο τηλέφωνο ή ανταλλάσσετε γράμματα, κάθε άτομο ξοδεύει περίπου το ίδιο χρονικό διάστημα στην ανταλλαγή. Αλλά με email, κάποιος θα ξόδευε 2 λεπτά για μια ερώτηση που θα μου πήρε δέκα λεπτά για να απαντήσω. Το υπόλοιπο της επένδυσης του αποστολέα / του αποκριτή ήταν πραγματικά εξαντλημένο.

Η απαλλαγή από τη φόρμα επαφής άφησε ένα τεράστιο φορτίο στατικού, άγχους και χρονοβόρου από τη ζωή μας. Ήταν καταπληκτικό. Είμαι βέβαιος ότι εξοργίζει μερικούς ανθρώπους που πιστεύουν ακράδαντα ότι έχουν το δικαίωμα στη στιγμιαία επικοινωνία, αλλά τις λίγες φορές που έχω ακούσει από αυτούς, αποδεικνύεται ότι επιδιώκουν να μεταφέρουν ακριβώς το είδος του άσκοπου μηνύματος που υπάρχει στο εμπόδιο αποτρέψει! Είμαστε πολύ χαρούμενοι να απαντήσουμε σε όλες τις επιστολές που λαμβάνουμε. Αλλά ειλικρινά δεν έχουμε τόνο. Είναι αρκετά ενδιαφέρον, ότι πράγματα που κάποτε φαινόταν σημαντικά για τους ανθρώπους σταμάτησαν να είναι τόσο σημαντικά όταν έπρεπε να χρησιμοποιήσουν κάποια προνοητικότητα και να βάλουν τόσο πολύ χρόνο με το ερώτημά τους όσο κάνω με την απάντησή μου.

Προφανώς, αυτή η λύση δεν είναι για όλους. Πολλές επιχειρήσεις πρέπει να ακούσουν από τους πελάτες τους όσο το δυνατόν περισσότερο. Όποια κι αν είναι η περίπτωσή σας, αναζητήστε τον δικό σας τρόπο για να δημιουργήσετε ένα φράγμα στα εισερχόμενά σας, ώστε να λαμβάνετε περισσότερα από τα μηνύματα που θέλετε και χρειάζεστε και λιγότερη ποσότητα.

Σηκώστε το τηλέφωνο, χρησιμοποιήστε το Skype, μιλήστε με το πρόσωπο πρόσωπο με πρόσωπο. Εάν φαίνεται ότι μια ανταλλαγή email θα περάσει τέσσερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα σηκώσει το τηλέφωνο, θα χρησιμοποιήσει το Skype ή θα μιλήσει με το πρόσωπο πρόσωπο με πρόσωπο. Μερικές φορές είναι απλώς πιο αποτελεσματικό να αφιερώσετε 5 έως 10 λεπτά για να συζητήσετε τι χρειάζεστε παρά να διαδώσετε την ίδια συνομιλία όλη την ημέρα μέσω email.

Πώς να επεξεργαστείτε email γρήγορα και αποτελεσματικά

Έτσι μειώσατε τον αριθμό των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε. Αυτή είναι μια αρχή. Τώρα χρειαζόμαστε ένα σύστημα για να επεξεργαζόμαστε γρήγορα τα email που απομένουν στα εισερχόμενά μας. Ακολουθούν μερικές προτάσεις.

Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις email στον υπολογιστή και το τηλέφωνό σας. Για να σπάσετε τη συνήθεια που σας αρέσει να ελέγχετε συνεχώς το email σας, απενεργοποιήστε όλες τις ειδοποιήσεις email στον υπολογιστή και το τηλέφωνό σας. Αυτά τα τυχαία μικρά «ping» σας κάνουν να ελέγχετε το email σας υποχρεωτικά σαν Pavlovian dog. Επιπλέον, οι ειδοποιήσεις μέσω email μας αποσπούν την προσοχή από τη συγκεντρωμένη, συγκεντρωμένη εργασία. Οι εγκέφαλοί μας δεν είναι πραγματικά ενσύρματοι για πολλαπλές εργασίες. Ίσως πιστεύουμε ότι θα αφιερώσουμε μόνο ένα λεπτό διαβάζοντας αυτό το πιο πρόσφατο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά οι μελέτες έχουν διαπιστώσει ότι χρειάζονται, κατά μέσο όρο, 25 λεπτά για να επιστρέψουν στην αρχική σας δουλειά, αφού έχετε περάσει από την κουνέλι.

Καθορίστε καθορισμένες ώρες για να απαντήσετε σε email. Αντί να ελέγχετε το email σας καθώς εμφανίζονται οι ειδοποιήσεις, αφήστε συγκεκριμένες ώρες κάθε μέρα που αφιερώνετε στον έλεγχο και την απάντηση σε email, όπως μια συνεδρία 30 λεπτών το πρωί και στο τέλος της ημέρας. Θα εκπλαγείτε πόσα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα μπορείτε να επεξεργαστείτε και να απαντήσετε όταν εστιάζετε αποκλειστικά στην εργασία.

Για να κάνετε τις συνεδρίες email σας ακόμη πιο παραγωγικές, σκεφτείτε το ενδεχόμενο να απαντήσετε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κατάσταση 'offline'. Η απάντηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός σύνδεσης διασφαλίζει ότι δεν θα μπλοκαριστείτε σε ένα παιχνίδι 'τένις email' όπου κάποιος απαντά αμέσως στην απάντησή σας.

Μια κοινή αντίρρηση για τον έλεγχο και την απάντηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνο μερικές φορές την ημέρα είναι: 'Τι γίνεται αν λάβω ένα σημαντικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρειάζεται απάντηση το συντομότερο δυνατόν;' Αν αυτό είναι Πραγματικά ότι είναι σημαντικό, το άτομο που προσπαθεί να επικοινωνήσει μαζί σας θα συνδεθεί μαζί σας με διαφορετικό τρόπο, όπως να σας καλεί στο τηλέφωνο. Η πραγματικότητα είναι ότι τα περισσότερα πράγματα στο email δεν είναι τόσο σημαντικά και μπορούν να περιμένουν μερικές ώρες για μια απάντηση. Η άμεση αλληλογραφία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μας κάνει να νιώθουμε ότι όλα όσα επικοινωνούμε είναι επείγον, παρόλο που δεν είναι.

Ακολουθούν μερικές άλλες συμβουλές όταν εξετάζετε το χρόνο απάντησης των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

  • Βγείτε από τη συνήθεια να ελέγχετε πρώτα το email το πρωί. Αντ 'αυτού, περάστε αυτό το χρόνο μια ρουτίνα που θα σας προετοιμάσει για καθημερινή και επιτυχημένη ζωή.
  • Όταν ξεκινήσετε την πρωινή σας συνεδρία ελέγχου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μετακινήστε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν χρειάζονται άμεση απάντηση σε έναν ειδικό φάκελο (δείτε παρακάτω) και, στη συνέχεια, απαντήστε τα στο τέλος της ημέρας. Έχετε μόνο περιορισμένη ποσότητα θέλησης κάθε μέρα, οπότε μην το σπαταλάτε στη διαμόρφωση απαντήσεων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προτού καν καταδυθείτε στο σημαντικό έργο σας.
  • Μην απαντάτε σε επαγγελματικά email μετά τις ώρες εργασίας. Δεν θέλετε οι πελάτες ή οι συνεργάτες σας να έχουν την εντύπωση ότι είστε διαθέσιμοι όλο το 24ωρο. Καθορίστε όρια αλλιώς δεν θα αφήσετε ποτέ τα εισερχόμενά σας. Μη διστάσετε να γράψετε τις απαντήσεις σας τη νύχτα σε λειτουργία εκτός σύνδεσης, απλώς μην τις στείλετε μέχρι το επόμενο πρωί. Φυσικά, εάν έχετε το φως του φεγγαριού πάνω από την κανονική ημερήσια εργασία σας, η απάντηση σε email κατά τις ώρες εκτός εργασίας είναι πιθανώς η μόνη σας επιλογή.

Απάντηση, διαγραφή, αρχείο, αρχειοθέτηση. Κατά τη διάρκεια των περιόδων σύνδεσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σαρώστε γρήγορα τα εισερχόμενά σας. Με κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα εκτελέσετε μία από τις τέσσερις ενέργειες: απάντηση, διαγραφή, αρχείο, αρχειοθέτηση. Ο στόχος είναι να διαγράψετε εντελώς τα εισερχόμενά σας.

Απαντώ: Εάν η απάντηση σε ένα email θα διαρκέσει λιγότερο από δύο λεπτά, τότε απαντήστε και τελειώστε με αυτό. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την ανάθεση στο καταλληλότερο μέρος ή σε έναν βοηθό. Εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν απαιτεί απάντηση, αλλά έχει μια σχετική ενέργεια - όπως η μεταφορά ποτών στο επόμενο παιχνίδι ποδοσφαίρου του παιδιού σας - γράψτε το στοιχείο δράσης στη λίστα υποχρεώσεων και αρχειοθετήστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Διαγράφω: Να είστε προσεκτικοί με το πλήκτρο διαγραφής. μου αρέσει Ματ Gemmell's προσέγγιση για την επεξεργασία email:

«Η σημασία ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι κάτι που πρέπει να ξοδέψεις χρόνο. Εάν δεν σας κάνει αμέσως και προφανώς να νιώσετε ότι θα πρέπει να απαντήσετε σε αυτήν την επόμενη μέρα ή δύο, δεν είναι τόσο σημαντικό σε εσένα. Αρχειοθετήστε ή διαγράψτε το.

Εάν είναι αρκετά σημαντικό κάποιος άλλος, αυτό το άτομο θα καταβάλει προσπάθεια για να το επιστρέψει σε εσάς. Εάν το email δεν σας επιστρέψει, θα σπαταλήσατε το χρόνο σας απαντώντας σε αυτό. Κερδίστε. '

Σε περίπτωση αμφιβολίας, διαγράψτε. Μην αισθάνεστε ένοχοι.

Αρχείο: Εάν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα απαιτήσει επιπλέον χρόνο για απάντηση και δεν είναι επείγον, υποβάλετέ το σε ένα φάκελο 'Για να απαντήσετε'. Αφιερώστε την τελευταία σας περίοδο ελέγχου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε μέρα για την αντιμετώπιση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτόν τον φάκελο.

Αρχείο: Εάν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προορίζεται μόνο για ενημερωτικούς σκοπούς και δεν απαιτεί απάντηση ή ενέργεια, αρχειοθετήστε το. Εάν χρειάζεστε αυτές τις πληροφορίες, μπορείτε πάντα να τις βρείτε χρησιμοποιώντας τη λειτουργία αναζήτησης του email σας.

Χρησιμοποιήστε τον κανόνα των πέντε προτάσεων. Κρατήστε τις απαντήσεις σύντομες. Εξοικονομεί χρόνο τόσο για εσάς όσο και για τον παραλήπτη σας. Ο επιχειρηματίας Guy Kawasaki συνιστά το “κανόνας πέντε προτάσεωνΌταν γράφετε email. «Το σωστό email είναι μια ισορροπία μεταξύ ευγένειας και περιληπτικότητας», λέει. «Λιγότερο από πέντε προτάσεις είναι συχνά απότομες και αγενείς, περισσότερες από πέντε προτάσεις σπαταλούν χρόνο».

Χρησιμοποιήστε έτοιμες απαντήσεις. Εάν λάβετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απαιτούν το ίδιο είδος απάντησης ξανά και ξανά, εξετάστε το ενδεχόμενο να δημιουργήσετε μια έτοιμη απάντηση. Με ένα μόνο κλικ, το μήνυμά σας θα συμπληρωθεί και θα σταλεί. Μια γρήγορη αναζήτηση στο google θα σας βοηθήσει να μάθετε πώς να δημιουργήσετε μια έτοιμη απάντηση για τον συγκεκριμένο πελάτη email σας.

Χρησιμοποιήστε επεκτάσεις κειμένου. Σχετικά με τις έτοιμες απαντήσεις, σκεφτείτε να λάβετε ένα πρόγραμμα επέκτασης κειμένου. Τα προγράμματα επέκτασης κειμένου σάς επιτρέπουν να αντιστοιχίσετε προκαθορισμένα πλήκτρα πλήρωσης λέξεων και φράσεων. Κάθε φορά που πληκτρολογείτε αυτήν την πληκτρολόγηση, το πρόγραμμα επέκτασης κειμένου θα πληκτρολογεί την πλήρη λέξη ή φράση. Η πληκτρολόγηση πλήρων λέξεων είναι για κορόιδες.

Ακολουθούν ορισμένα προγράμματα επέκτασης κειμένου για τα διάφορα λειτουργικά συστήματα εκεί έξω:

Χρησιμοποιήστε ανταποκριτές διακοπών. Για να μειώσετε τον αριθμό των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που φράζουν τα εισερχόμενά σας ενώ βρίσκεστε σε διακοπές, φροντίστε να χρησιμοποιήσετε έναν αποκριτή διακοπών. Με αυτόν τον τρόπο οι άνθρωποι δεν θα συνεχίσουν να σας στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ξανά και ξανά, επειδή πιστεύουν ότι είστε κοντά και απλώς δεν απαντάτε.

Χρησιμοποιήστε ένα εργαλείο επεξεργασίας email. Εάν εξακολουθείτε να αντιμετωπίζετε προβλήματα με την επεξεργασία των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε μια εφαρμογή ιστού για να σας βοηθήσουμε να τα αντιμετωπίσετε γρήγορα και ανώδυνα. Εδώ είναι μερικά για να δείτε.

Εισερχόμενα προτεραιότητας Gmail. Εάν χρησιμοποιείτε το Gmail, δώστε το Εισερχόμενα προτεραιότητας εμφανίστε μια δίνη. Όταν το ενεργοποιήσετε, το Gmail αρχίζει να παρακολουθεί τον τρόπο με τον οποίο απαντάτε και επεξεργάζεστε το email σας. Με βάση τη συμπεριφορά σας στα εισερχόμενα, το Gmail θα αρχίσει να ταξινομεί αυτόματα το email σας για εσάς, βάζοντας τα σημαντικά πράγματα στην κορυφή και όχι τόσο σημαντικά πράγματα στο κάτω μέρος. Χρειάζεται λίγο για τα Εισερχόμενα προτεραιότητας να λειτουργήσουν πραγματικά τη μαγεία τους, οπότε να είστε υπομονετικοί στην αρχή.

Σανέμποξ. Το Sanebox λειτουργεί παρόμοια με τα Εισ. Προτεραιότητας, αλλά λειτουργεί με πολλούς πελάτες email. Εκτός από το φιλτράρισμα και την ταξινόμηση του email σας, το Sanebox προσφέρει επίσης κάποιες άλλες χρήσιμες λειτουργίες, όπως κατάργηση εγγραφής με ένα κλικ και υπενθυμίσεις παρακολούθησης. Το Sanebox κοστίζει 5,79 $ το μήνα.

Καταιγίδα Εάν έχετε σοβαρό ανεκτέλεστο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (μιλάω χιλιάδες), το Mailstrom μπορεί να είναι για εσάς. Συνδέστε το λογαριασμό σας στο Gmail με το Mailstrom και θα μπορείτε να ταξινομήσετε όλα τα μηνύματά σας με τρόπους που δεν θα σκεφτόσασταν με τα προεπιλεγμένα εισερχόμενα του Gmail. Απαλλαγείτε γρήγορα από μη σημαντικά πράγματα και εστιάστε στα σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Αυτό ισχύει και για όλες αυτές τις μεθόδους. Δοκιμάστε τα για να δείτε τι λειτουργεί για εσάς και πειραματιστείτε και με άλλες ιδέες. Ο χρόνος είναι το πιο πολύτιμο πράγμα που έχει ένας άντρας. Μην αφήσετε το τέρας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να το καταβροχθίσει και να ελέγξει τη ζωή σας - να το νικήσετε από το βασίλειό σας και να πάρετε τη θέση σας στο θρόνο της παραγωγικότητας και της ηρεμίας!

Ποιες είναι οι συμβουλές για τη δολοφονία των τεράτων μέσω email; Έχετε κάτι που δεν συμπεριλάβαμε; Μοιραστείτε τα μαζί μας στα σχόλια!

Εικόνα από Τεντ Σλάμπιακ